Kurzanleitung

Willkommen bei Todoist!

Kurzanleitung

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Diese Anleitung vermittelt dir die Grundlagen von Todoist und hilft dir beim Einstieg in ein einfaches Aufgabenverwaltungssystem.

Du erfährst, wie man Todoist benutzt, um:

  • anstehende Aufgaben im Auge zu behalten
  • größere Projekte zu organisieren und schnell Fortschritte zu machen
  • die tägliche Produktivität zu steigern und sich maximal zu konzentrieren

Legen wir los?

Aufgabenübersicht

Wie sich herausstellt, sind unsere Gehirne nicht dafür gemacht, uns über unerledigte Aufgaben den Kopf zu zerbrechen. Es ist also kein Problem, wenn du nur eine Sache erledigt musst, aber nicht so gut, wenn über 30 Aufgaben deine Aufmerksamkeit erfordern.

Deshalb besteht der erste Schritt zu besserer Arbeitsorganisation darin, alles aus dem Kopf auf die To-do-Liste zu übertragen. Danach kannst du beginnen, deine To-dos zu ordnen und Prioritäten zu setzen, so dass du genau weisst, wann du dich auf was konzentrieren musst.

Neue Aufgaben hinzufügen

Um eine neue Aufgabe zu Todoist hinzuzufügen, klick einfach auf + oder benutze den Tastaturkurzbefehl Q, um das „Aufgabeneingabe“-Fenster zu öffnen, und drücke Eingabe.

Wir empfehlen dir zudem, unsere Apps für Mac, Windows, iOS, Android und mehr herunterzuladen, damit du überall spontan deine Aufgaben notieren kannst.

Fälligkeitsdaten und -zeiten

Wenn eine Aufgabe an einem bestimmten Tag erledigt werden muss, gib zusammen mit dem Aufgabennamen ein Fälligkeitsdatum und/oder eine Fälligkeitszeit ein.

Todoist-Tipp:

Todoist erkennt automatisch Fälligkeitsdaten, so dass du – vor allem auf unseren mobilen Apps – blitzschnell Aufgaben erstellen kannst. Wenn anstelle des Datums ein hervorgehobenes Wort oder ein hervorgehobener Satz Teil des Aufgabennamens werden soll, klicke einfach auf das Datum, um die Markierung zu löschen.

due date

Du kannst auch wiederkehrende Fälligkeitsdaten wie z. B.jeden ersten Tag des Monats, alle 2 Wochen ab 1. Juni oder jeden Montag zu deinen Aufgaben hinzufügen. Wenn du eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt markierst, wird das Fälligkeitsdatum automatisch zurückgesetzt, so dass du die Aufgabe, wenn sie das nächste Mal ansteht, nicht vergessen wirst. Perfekt, um sich an Pflichten, wie „Miete bezahlen“ oder „vierteljährlichen Berichte einreichen“ zu erinnern.

repeating due date

Teilaufgaben erstellen

Versuche, deine Aufgaben konkret und überschaubar zu gestalten. Aufgaben wie „Meine eigene Widget-Firma gründen“ sind überwältigend, vage und werden oft aufgeschoben. „Eine Liste von 25 möglichen Firmenideen erstellen“ oder „Kathrin anrufen, um ihre Empfehlung für einen Wirtschaftsanwalt zu bekommen“ hingegen sind einfachere Schritte, die keine weitere Entscheidungsfindung benötigen, um sie erledigen zu können.

Du kannst diese kleineren Schritte als Teilaufgaben innerhalb einer „übergeordneten“ Aufgabe hinzufügen. Einfach per Drag & Drop eine Aufgabe nach rechts unter eine übergeordnete Aufgabe verschieben, um daraus eine Teilaufgabe zu machen.

Einige deiner Aufgaben bestehen vielleicht sogar aus genug Schritten, um sie in Projekte umzuwandeln ...

Aufgabenorganisation

Projekte helfen dir, deine Aufgaben in einzelne Listen aufzuteilen. Todoist bietet eine Anzahl vordefinierter Projekte, um dir den Einstieg zu erleichtern. Du kannst diese Projekte aber je nach Wunsch löschen, umbenennen, neu ordnen oder farbkodieren.

edit project

Neue Projekte erstellen

Die meisten Nutzer/innen finden es hilfreich, Aufgaben in umfassende Projekte wie Berufliches und Persönliches zu unterteilen. In diesem Fall werden neue Todoist-Projekte für größere, langfristige Aufgaben erstellt. Beispielsweise:

  • Wenn du Lehrer oder Lehrerin bist, kannst du für jede Klasse ein Projekt erstellen.
  • Wenn du Software-Entwickler/in in einem schnelllebigen Entwicklungsteam bist, kannst du ein neues Projekt erstellen, um den Überblick über deine kurzfristigen Deadlines zu behalten.
  • Wenn du im Marketing arbeitest, kannst du ein Projekt für jede neue Kampagne erstellen, die du starten möchtest.
  • Wenn du Freelancer/in bist, kannst du für jeden Kunden ein Projekt erstellen. (Du kannst diese Projekte sogar mit deinen Kunden teilen.)
project examples

Um ein neues Projekt zu erstellen, klicke auf Projekt hinzufügen am unteren Rand deiner Projektliste. Gib den Namen deines Projekts ein, wähle eine Farbe aus, um es hervorzuheben, und drücken Eingabe.

Projekte planen

Versuche, deine Projektliste so einfach wie möglich zu gestalten. Auf diese Weise ist es einfacher, die Projektzugehörigkeit deiner Aufgaben zu bestimmen und deine Zeit und Energie in eine kleine Anzahl von wichtigen Projekten zu investieren. Du kannst später jederzeit weitere Projekte hinzufügen.

Frage dich bei jedem neuen Projekt, das du erstellst, welche nächsten Schritte gemacht werden müssen, um es vorwärts zu treiben. Versuche nicht, alles auf einmal zu erledigen. Du kannst jederzeit darauf zurückkommen und weitere Schritte hinzufügen. Füge jeden Schritt als neue Aufgabe zu deinem Projekt hinzu.

Bestimme den ersten konkreten Schritt, den du machen musst, um das Projekt in Gang zu bringen. Ziehe die Aufgabe per Drag & Drop an den Anfang der Aufgabenliste des Projekts.

Todoist-Tipp:

Du kannst einem bestimmten Projekt schnell eine Aufgabe hinzufügen, indem du # in das Aufgabennamenfeld eingibst. Todoist wird automatisch eine Liste all deiner Projekte anzeigen und die Ergebnisse eingrenzen. Dieser Tastaturkurzbefehl ist besonders praktisch für das schnelle Hinzufügen von Aufgaben auf deinem mobilen Gerät.

Dein Eingang

Nicht sicher, wohin eine neue Aufgabe gehört? Füge sie zu deinem Eingang hinzu und entscheide später. Dein Eingang dient als Standardliste für Aufgaben, die noch kein übergeordnetes Projekt haben, oder für Aufgaben, die keinem bestimmten Projekt zugeordnet sind. Wenn du soweit bist, ziehe diese Aufgaben einfach in das entsprechende Projekt auf deiner Liste.

Nachdem du nun einen konkreten, überschaubaren Plan für die Bewältigung deiner Projekte und Ziele erstellt hast, lass uns einen Blick darauf werfen, wie du deine langfristigen Pläne in eine tägliche Aufgabenliste umwandeln kannst.

Tagesplanung

Das simple Auflisten und Ordnen deiner Aufgaben kann eine große Erleichterung sein, wenn du dich überwältigt fühlst.

Aber die wahre Kraft von Todoist liegt darin, dir bei der Tagesplanung zu helfen und sicherzustellen, dass du in den Bereichen Fortschritte machen, die für dich wichtig sind.

Heute und Nächste 7 Tage

Deine Heute und Nächste 7 Tage-Ansichten zeigen dir alle Aufgaben an, die heute oder in den nächsten 7 Tagen fällig sind. Hier wirst du die meiste Zeit verbringen.

Deine Nächste 7 Tage-Ansicht erleichtert die Planung deiner bevorstehenden Woche. Viele Menschen planen am Sonntag oder Montagmorgen eine halbe Stunde ein, um sich einen Wochenüberblick zu verschaffen und zu entscheiden, was sie an welchem Wochentag erledigen müssen.

next 7 days

Dank der Heute-Ansicht ist es möglich, dich jeden Tag auf die richtigen Dinge zu konzentrieren. Im Laufe des Tages kannst du auf deiner Heute-Liste deine nächste anstehende Aufgabe finden. Du kannst sogar deine tägliche To-do-Liste ausdrucken und diese auf deinem Schreibtisch zur Hand haben.

Todoist-Tipp:

Du kannst deine Aufgaben auch weiter in die Zukunft planen. Gib einfach die Anzahl Tage, die du aufrufen möchtest – zum Beispiel 30 Tage – in die Suchleiste der Schnellsuche zuoberst in deinem Todoist ein.

view tasks for the next 30 days

Aufgabenprioritäten

Den meisten Menschen fällt es schwer, eine To-do-Liste aufrechtzuerhalten, weil sie oft überschätzen, wie viel sie an einem Tag erreichen können und nicht wissen, wie sie ihre Aufgaben priorisieren sollen.

Deshalb haben wir uns 3 Grundprinzipien für die Tagesplanung mit Todoist einfallen lassen:

  • Nicht alle Aufgaben sind gleich

    Es ist leicht, den Tag mit Sitzungen, E-Mails und anderen kleinen, dringenden Aufgaben zu füllen. Größere, wichtigere Aufgaben werden infolgedessen immer wieder auf den nächsten Tag verschoben. Wenn du dich vor Arbeitsbeginn die Zeit nimmst, die wichtigen Aufgaben zu bestimmen, wird es dir möglich sein, deine Zeit und Energie, dort zu investieren, wo sie die größte Wirkung haben. Hier eine einfache, schnelle Möglichkeit, wie du dieses Prinzip umsetzt:

    Stell dir zu Beginn des Tages die folgende Frage: Was muss ich tun, um heute Abend mit meiner Leistung zufrieden zu sein?

    Plane nicht mehr als 3 wichtige Aufgaben für den Tag. Gib ihnen das Fälligkeitsdatum „heute“, wenn sie nicht bereits für später geplant sind, und markiere die Aufgaben mit einer roten Priorität 1 Flagge. So erscheinen sie zuoberst in deiner Heute-Liste.

    define priorities
  • Erledige jeden Morgen als Erstes deine wichtigsten Aufgaben.

    Nachdem du nun weisst, welche 3 Aufgaben du heute erledigen musst, ist es Zeit, die eigentliche Arbeit anzupacken. Viele Studien haben gezeigt, dass unsere Willenskraft morgens am stärksten ist. Deshalb ist es wichtig, dass du zuerst an deinen wichtigsten Aufgaben arbeitest.

    Wenn du als Erstes deine schwierigsten Aufgaben erledigst, schaffst u genug Impulse für den Rest des Tages. Auch wenn du von Anrufen, Besprechungen oder E-Mails unterbrochen wirst, hast du bereits Fortschritte gemacht.

    Wenn du diese Anleitung bisher befolgt hast, stehen diese Aufgaben bereits zuoberst auf deiner täglichen To-do-Liste. Öffne einfach jeden Morgen deine Heute-Ansicht in Todoist und beginne den Tag mit der Bearbeitung deiner ersten wichtigen Aufgabe.

    tasks for today
  • Erwarte das Unerwartete

    Du wirst es nicht immer schaffen, alle Aufgaben wie geplant zu erledigen, und das ist okay so! Es liegt in der menschlichen Natur, zu unterschätzen, wie lange etwas dauert.

    Deshalb ist Todoist flexibel, wenn es um die Anpassung deiner Pläne geht. Am Ende eines jeden Tages kannst du die Ansicht Nächste 7 Tage verwenden, um alles zu überprüfen und erledigte Aufgaben von der Liste zu streichen. Zudem kannst du entscheiden, welche Aufgaben auf den nächsten Tag oder später in der Woche verschoben werden müssen.

    Einfach per Drag & Drop alle verbleibenden Aufgaben von heute auf morgen oder später in der Woche verschieben.

    Todoist-Tipp:

    Du kannst jederzeit eine Liste deiner erledigten Aufgaben ansehen, indem du auf das graue Uhren-Symbol unterhalb der Aufgabenliste eines Projekts klickst. Wenn du eine Aufgabe ungewollt als erledigt markiert hast, kannst du sie durch Anklicken des Häkchens wieder als unerledigt markieren.

    show completed tasks

Du kennst nun die Grundlagen von Todoist und kannst beginnen, dich zu organisieren und deine Arbeit und dein Leben in den Griff zu bekommen.

Wenn du wissen möchtest, wie du noch mehr aus Todoist herausholen kannst, stehen dir folgende Hilfsmittel zur Verfügung: