Kurzanleitung

Willkommen bei Todoist!

Kurzanleitung

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Diese Anleitung vermittelt Ihnen die Grundlagen von Todoist und hilft Ihnen beim Einstieg in ein einfaches Aufgabenmanagement-System.

Sie erfahren, wie man Todoist benutzt, um:

  • den Überblick über ausstehende Aufgaben zu behalten
  • größere Projekte zu organisieren und schnell Fortschritte zu machen
  • die tägliche Produktivität zu steigern und sich maximal zu konzentrieren

Legen wir los?

Den Überblick über Aufgaben behalten

Wie sich herausstellt, sind unsere Gehirne nicht dafür gemacht, uns über unerledigte Aufgaben den Kopf zu zerbrechen. Es ist also kein Problem, wenn Sie nur eine Sache erledigt müssen, aber nicht so gut, wenn über 30 Aufgaben Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Deshalb besteht der erste Schritt zu besserer Arbeitsorganisation darin, alles aus dem Kopf auf die To-do-Liste zu übertragen. Danach können Sie beginnen, Ihre To-dos zu ordnen und Prioritäten zu setzen, so dass Sie genau wissen, wann Sie sich auf was konzentrieren müssen.

Neue Aufgaben hinzufügen

Um eine neue Aufgabe zu Todoist hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf + oder benutzen Sie das Tastaturkürzel Q, um das „Aufgabe hinzufügen“-Fenster zu öffnen, und drücken Sie Eingabe.

Wir empfehlen Ihnen zudem, unsere Apps für Mac, Windows, iOS, Android und mehr herunterzuladen, damit Sie überall spontan Ihre Aufgaben notieren können.

Fälligkeitsdaten und -zeiten

Wenn eine Aufgabe an einem bestimmten Tag erledigt werden muss, geben Sie zusammen mit dem Aufgabennamen ein Fälligkeitsdatum und/oder eine Fälligkeitszeit ein.

Todoist-Tipp:

Todoist erkennt automatisch Fälligkeitsdaten, so dass Sie vor allem auf unseren mobilen Apps blitzschnell Aufgaben erstellen können. Wenn anstelle des Datums ein hervorgehobenes Wort oder ein hervorgehobener Satz Teil des Aufgabennamens werden soll, klicken Sie einfach auf das Datum, um die Markierung zu löschen.

due date

Sie können auch wiederkehrende Fälligkeitsdaten wie z. B.jeden ersten Tag des Monats, alle 2 Wochen ab 1. Juni oder jeden Montag zu Ihren Aufgaben hinzufügen. Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt markieren, wird das Fälligkeitsdatum automatisch zurückgesetzt, so dass Sie die Aufgabe, wenn sie das nächste Mal ansteht, nicht vergessen werden. Perfekt, um sich an Pflichten, wie „Miete bezahlen“ oder „vierteljährlichen Berichte einreichen“ zu erinnern.

repeating due date

Teilaufgaben erstellen

Versuchen Sie, Ihre Aufgaben konkret und überschaubar zu gestalten. Aufgaben wie „Meine eigene Widget-Firma gründen“ sind überwältigend, vage und werden oft aufgeschoben. „Eine Liste von 25 möglichen Firmenideen erstellen“ oder „Kathrin anrufen, um ihre Empfehlung für einen Wirtschaftsanwalt zu bekommen“ hingegen sind einfachere Schritte, die keine weitere Entscheidungsfindung benötigen, um sie erledigen zu können.

Sie können diese kleineren Schritte als Teilaufgaben innerhalb einer „übergeordneten“ Aufgabe hinzufügen. Einfach per Drag & Drop eine Aufgabe nach rechts unter eine übergeordnete Aufgabe verschieben, um daraus eine Teilaufgabe zu machen.

Einige Ihrer Aufgaben bestehen vielleicht sogar aus genug Schritten, um sie in Projekte umzuwandeln ...

Ihre Aufgaben organisieren

Projekte helfen Ihnen, Ihre Aufgaben in separate Listen aufzuteilen. Ihr Todoist kommt mit einer Anzahl vordefinierter Projekte, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Sie können diese Projekte aber je nach Wunsch löschen, umbenennen, neu ordnen oder farbkodieren.

edit project

Neue Projekte erstellen

Die meisten Nutzer finden es hilfreich, Aufgaben in umfassende Projekte wie Berufliches und Persönliches zu unterteilen. In diesem Fall werden neue Todoist-Projekte für größere, langfristige Aufgaben erstellt. Beispielsweise:

  • Wenn Sie Lehrer oder Lehrerin sind, können Sie für jede Klasse ein Projekt erstellen.
  • Wenn Sie Software-Entwickler/in in einem schnelllebigen Entwicklungsteam sind, können Sie ein neues Projekt erstellen, um den Überblick über Ihre kurzfristigen Deadlines zu behalten.
  • Wenn Sie im Marketing arbeiten, können Sie ein Projekt für jede neue Kampagne erstellen, die Sie starten möchten.
  • Wenn Sie Freelancer sind, können Sie für jeden Kunden ein Projekt erstellen. (Sie können diese Projekte sogar mit Ihren Kunden teilen.)
project examples

Um ein neues Projekt zu erstellen, klicken Sie auf Projekt hinzufügen am unteren Rand Ihrer Projektliste. Geben Sie den Namen Ihres Projekts ein, wählen Sie eine Farbe aus, um es hervorzuheben, und drücken Sie Eingabe.

Ihre Projekte planen

Versuchen Sie, Ihre Projektliste so einfach wie möglich zu gestalten. Auf diese Weise ist es einfacher, die Projektzugehörigkeit Ihrer Aufgaben zu bestimmen und Ihre Zeit und Energie in eine kleine Anzahl von wichtigen Projekten zu investieren. Sie können später jederzeit weitere Projekte hinzufügen.

Fragen Sie sich bei jedem neuen Projekt, das Sie erstellen, welche nächsten Schritte gemacht werden müssen, um es vorwärts zu treiben. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu erledigen. Sie können jederzeit darauf zurückkommen und weitere Schritte hinzufügen. Fügen Sie jeden Schritt als neue Aufgabe zu Ihrem Projekt hinzu.

Um loszulegen, bestimmen Sie den ersten konkreten Schritt, den Sie machen müssen, um das Projekt in Gang zu bringen. Ziehen Sie die Aufgabe per Drag & Drop an den Anfang der Aufgabenliste des Projekts.

Todoist-Tipp:

Sie können einem bestimmten Projekt schnell eine Aufgabe hinzufügen, indem Sie # in das Aufgabennamenfeld eingeben. Todoist wird automatisch eine Liste all Ihrer Projekte anzeigen und die Ergebnisse eingrenzen. Dieser Shortcut ist besonders praktisch für das schnelle Hinzufügen von Aufgaben auf Ihrem mobilen Gerät.

Ihr Eingang

Nicht sicher, wohin eine neue Aufgabe gehört? Fügen Sie sie Ihrem Eingang hinzu und entscheiden Sie später. Ihr Eingang fungiert als Standardliste für Aufgaben, die noch kein übergeordnetes Projekt haben, oder für Aufgaben, die keinem bestimmten Projekt zugeordnet sind. Wenn Sie soweit sind, ziehen Sie diese Aufgaben einfach in das entsprechende Projekt auf Ihrer Liste.

Nachdem Sie nun einen konkreten, überschaubaren Plan für die Bewältigung Ihrer Projekte und Ziele erstellt haben, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie Ihre langfristigen Pläne in eine tägliche Aufgabenliste umwandeln können.

Ihren Tag organisieren

Das simple Auflisten und Ordnen Ihrer Aufgaben kann eine große Erleichterung sein, wenn Sie sich überwältigt fühlen.

Aber die wahre Kraft von Todoist liegt darin, Ihnen bei der Tagesplanung zu helfen und sicherzustellen, dass Sie in den Bereichen Fortschritte machen, die für Sie wichtig sind.

Heute und die nächsten 7 Tage

Ihre Heute und Nächste 7 Tage-Ansichten zeigen Ihnen alle Aufgaben an, die heute oder in den nächsten 7 Tagen fällig sind. Hier werden Sie sich die meiste Zeit aufhalten.

Ihre Nächste 7 Tage-Ansicht erleichtert die Planung Ihrer bevorstehenden Woche. Viele Menschen planen am Sonntag oder Montagmorgen eine halbe Stunde ein, um sich einen Wochenüberblick zu verschaffen und zu entscheiden, was sie an welchem Wochentag erledigen müssen.

next 7 days

Dank der Heute-Ansicht ist es möglich, sich täglich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren. Den ganzen Tag über können Sie auf Ihrer Heute-Liste Ihre nächste anstehende Aufgabe finden. Sie können sogar Ihre tägliche To-do-Liste ausdrucken und diese auf Ihrem Schreibtisch zur Hand haben.

Todoist-Tipp:

Sie können Ihre Aufgaben auch weiter in die Zukunft planen. Geben Sie einfach die Anzahl Tage, die Sie aufrufen möchten – zum Beispiel 30 Tage – in die Suchleiste der Schnellsuche zuoberst in Ihrem Todoist ein.

view tasks for the next 30 days

Prioritäten für Ihre Aufgaben setzen

Den meisten Menschen fällt es schwer, eine To-do-Liste aufrechtzuerhalten, weil sie oft überschätzen, wie viel sie an einem Tag erreichen können und nicht wissen, wie sie ihre Aufgaben priorisieren sollen.

Deshalb haben wir uns 3 Grundprinzipien für die Tagesplanung mit Todoist einfallen lassen:

  • Nicht alle Aufgaben sind gleich

    Es ist leicht, den Tag mit Sitzungen, E-Mails und anderen kleinen, dringenden Aufgaben zu füllen. Größere, wichtigere Aufgaben werden infolgedessen immer wieder auf den nächsten Tag verschoben. Wenn Sie sich vor Arbeitsbeginn die Zeit nehmen, die wichtigen Aufgaben zu bestimmen, wird es Ihnen möglich sein, Ihre Zeit und Energie, dort zu investieren, wo Sie die größte Wirkung haben. Hier eine einfache, schnelle Möglichkeit, wie Sie dieses Prinzip umsetzen:

    Stellen Sie sich zu Beginn eines jeden Tages die folgende Frage : Was muss ich tun, um am Ende des Tages mit meiner Leistung zufrieden zu sein?

    Bestimmen Sie nicht mehr als 3 wichtige Aufgaben für den Tag. Geben Sie ihnen das Fälligkeitsdatum „heute“, wenn sie nicht bereits für später geplant sind, und markieren Sie die Aufgaben mit einer roten Priorität 1 Flagge. So erscheinen sie zuoberst in Ihrer Heute-Liste.

    define priorities
  • Erledigen Sie jeden Morgen als Erstes Ihre wichtigsten Aufgaben.

    Nachdem Sie nun wissen, welche 3 Dinge Sie heute erledigen müssen, ist es Zeit, die eigentliche Arbeit anzupacken. Viele Studien haben gezeigt, dass unsere Willenskraft morgens am stärksten ist. Deshalb ist es wichtig, dass Sie zuerst an Ihren wichtigsten Aufgaben arbeiten.

    Wenn Sie als Erstes Ihre schwierigsten Aufgaben erledigen, schaffen Sie genug Impulse für den Rest des Tages. Auch wenn Sie von Anrufen, Besprechungen oder E-Mails unterbrochen werden, haben Sie bereits Fortschritte in Ihrer wichtigsten Arbeit gemacht.

    Wenn Sie diese Anleitung bisher befolgt haben, stehen diese Aufgaben bereits zuoberst auf Ihrer täglichen To-do-Liste. Öffnen Sie einfach jeden Morgen Ihre Heute-Ansicht in Todoist und beginnen Sie den Tag mit der Bearbeitung Ihrer ersten wichtigen Aufgabe.

    tasks for today
  • Erwarten Sie das Unerwartete

    Sie werden es nicht immer schaffen, alle Aufgaben wie geplant zu erledigen, und das ist okay so! Es liegt in der menschlichen Natur, zu unterschätzen, wie lange etwas dauert.

    Deshalb ist Todoist flexibel, wenn es um die Anpassung Ihrer Pläne geht. Am Ende eines jeden Tages können Sie die Ansicht Nächste 7 Tage verwenden, um alles zu überprüfen und erledigte Aufgaben von der Liste zu streichen. Zudem können Sie entscheiden, welche Aufgaben auf den nächsten Tag oder später in der Woche verschoben werden müssen.

    Einfach per Drag & Drop alle verbleibenden Aufgaben von heute auf morgen oder später in der Woche verschieben.

    Todoist-Tipp:

    Sie können jederzeit eine Liste Ihrer erledigten Aufgaben ansehen, indem Sie auf das graue Uhren-Symbol unterhalb der Aufgabenliste eines Projekts klicken. Wenn Sie eine Aufgabe ungewollt als erledigt markiert haben, können Sie sie durch Anklicken des Häkchens wieder als unerledigt markieren.

    show completed tasks

Sie kennen nun die Grundlagen von Todoist und können beginnen, sich zu organisieren und Ihre Arbeit und Ihr Leben in den Griff zu bekommen.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie noch mehr aus Todoist herausholen können, stehen Ihnen folgende Hilfsmittel zur Verfügung: